PENYELARASAN STRATEGI SISTEM INFORMASI/TEKNOLOGI INFORMASI (SI/TI) DENGAN STRATEGI BISNIS MELALUI BUSINESS INTELLEGENCE (BI)
Bayu Aditya dan Idris Luthfi
Abstrak
Persaingan bisnis pada era globalisasi ini sangat ketat. Perusahaan yang ingin memenangkan persaingan dituntut untuk merancang strategi bisnis yang sering kali berubah-ubah. Perubahan strategi bisnis yang cepat (adaptif) memerlukan dukungan analisa dan informasi yang juga cepat serta akurat. Untuk menjawab kebutuhan manajemen perusahaan tersebut memerlukan penyelarasan strategi SI/TI ke dalam strategi bisnis. Bentuk penyelarasan tersebut diantaranya adalah dengan menerapkan bisnis intelijen (business intellegence) pada perusahaan. Bisnis intelijen merupakan kategori yang umum digunakan untuk aplikasi dan teknologi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisa, dan menyediakan akses pada data agar dapat membantu pengguna dari kalangan perusahaan supaya dapat mengambil keputusan dengan lebih baik dan tepat. Dengan keputusan manajemen yang cerdas dan cepat tersebut tidak hanya akan membantu perusahaan dalam memprediksi masa depan namun juga dalam menciptakannya. Namun demikian, BI membutuhkan investasi yang relatif cukup mahal sehingga dalam implementasinya memerlukan kematangan baik strategi SI/TI maupun strategi bisnisnya untuk membuatnya berhasil.
Abstract
The business competitions between companies or organizations in this globalization era are very tight. They who want to win it must adapt their business strategy. The adaptive business strategy needs accurately and quick analization or data support. For that purpose, management needs to align their IS/IT and business strategy. One among others form of alignment between IS/IT and business strategy is business intellegence. Business intellegence is a common category used for technology and application that gathering, storing, analyzing and providing user for making a better and accurately decisions. With that, companies or organizations can predict their future or even create it. However, BI needs relatively expensive investments and because of that it require maturity of its IS/IT strategy and business for making it succeed.
Keywords : business intellegence, decision support system, IS/IT alignment, data mining, data warehouse, data analysis, Online Analytical Processing (OLAP)
1. Pendahuluan
Persaingan bisnis pada era globalisasi ini sangat ketat. Hadirnya perusahaan baru mendorong setiap perusahaan untuk merancang strategi dalam mengalahkan pesaingnya. Pemenang dalam persaingan tersebut adalah pihak yang mampu menyediakan produk atau layanan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan yang sering kali berubah-ubah. Hal tersebut menuntut perusahaan untuk cerdas dalam menentukan strategi bisnis. Kesalahan dalam menentukan strategi akan berdampak kepada tersingkirnya perusahaan oleh pesaing lain yang lebih unggul (memiliki kemapanan keunggulan kompetitif).
Dalam hal menentukan strategi bisnis dibutuhkan suatu dukungan dari Divisi/Bagian TI pada masing-masing perusahaan untuk tersedianya informasi yang akurat dan cepat. Informasi tersebut kemudian dimanfaatkan oleh perusahaan untuk menghasilkan proyeksi bisnis yang kemudian dianalisa lebih lanjut agar hasilnya dapat dipahami dan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Hal tersebut dapat diartikan bahwa keputusan bisnis yang tepat tergantung dari pengetahuan yang didapatkan dari hasil analisis data kegiatan (bisnis) suatu perusahaan [1].
Pengumpulan data-data historis (semisal laporan keuangan) dan penganalisaan secara manual tentu membutuhkan waktu yang lama. Hal tersebut akan menyebabkan putusnya aliran proses mulai dari analisa dan reviu sampai dengan pengambilan keputusan yang pada akhirnya dapat menjadikan pengambilan keputusan menjadi tidak berdasar. Untuk menghindari terjadinya hal tersebut maka idealnya dalam setiap pengambilan keputusan, manajemen harus mampu mengalokasikan waktu untuk setiap prosesnya secara cukup (lihat gambar 1).
Gambar 1
Setelah satu dekade terakhir mengimplemen-tasikan Enterprise Resource Planning (ERP) software maupun software-software pendukung lainnya, perusahaan-perusahaan kini telah memiliki database yang sangat besar dengan data-data transaksi yang mungkin tidak terhitung lagi jumlahnya. Namun, satu hal mendasar yang belum dapat dicapai oleh setiap perusahaan adalah bagaimana memanfaatkan data-data (semisal keuangan) yang mereka miliki tersebut untuk dapat membuat keputusan-keputusan cerdas tentang masa depan [6].
Dengan kata lain, Divisi/Bagian TI perlu menyusun strategi (TI) yang selaras dengan strategi bisnis perusahaan. Penyelarasan ini diperlukan agar investasi yang dikeluarkan untuk TI sesuai dengan kebutuhan bisnis dan memberi manfaat yang dapat diukur dari pencapaian tujuan dan sasaran perusahaan/organisasi [8]. Salah satu bentuk penyelarasan strategi TI dengan strategi bisnis dalam hal pembuatan keputusan manajemen secara cerdas yaitu dengan menerapkan bisnis intelejen (business intelligence/ BI).
2. Bisnis Intelijen (BI)
2.1. Definisi Bisnis Intelijen
Business Intelligence merupakan suatu metode pengumpulan data untuk dianalisa, kemudian data tersebut ditarik kesimpulan, sehingga dapat dimanfaatkan untuk pertimbangan dalam hal pengambilan keputusan suatu perusahaan. Data tersebut biasanya disuguhkan kepada pihak user atau pihak manajemen, yang bertugas sebagai pengambil keputusan. Dengan demikian manajemen dapat mengambil keputusan berdasarkan fakta-fakta aktual, dan tidak hanya mengandalkan intuisi dan pengalaman kuantitatif saja.
Menurut Nadia Branon[2], Business Intelligence merupakan kategori yang umum digunakan untuk aplikasi dan teknologi untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisa, dan menyediakan akses pada data agar dapat membantu pengguna dari kalangan perusahaan agar dapat mengambil keputusan dengan lebih baik dan tepat. Pada umumnya solusi yang disediakan oleh BI berupa sumber-sumber data dimana data yang sifatnya transaksional dikumpulkan, data warehouses/data marts, reporting dan alat visualisasi, seperti analisis prediksi dan modelling.
Dalam jurnal Management Vol. 15, Ivana Kursan dan Mirela Mihic [5] menyatakan bahwa istilah BI merujuk pada variasi solusi perangkat lunak, termasuk teknologi-teknologi dan metodologi-metodologi yang dibutuhkan untuk mendapatkan informasi yang tepat guna sehingga mampu membuat keputusan bisnis dengan tujuan utama yaitu meningkatkan keseluruhan performa bisnis pada pasar.
BI bekerja dengan cara mengumpulkan data-data operasional perusahaan dari berbagai macam sumber seperti, Enterprise Resource Planning (ERP), Supply Chain Management (SCM), dan Customer Relationship Management (CRM), atau sumber data yang lain. Sumber data tersebut kemudian mengalami proses ETL (extract, transform, loading) yaitu dari sumber data yang ada dipilih data-data matang, kemudian diseragamkan (di standarkan), dan digabung ke dalam satu database tunggal yang akan dimuat di dalam data warehouse. Selanjutnya di dalam data warehouse akan terbentuk tabel-tabel fakta dan dimensi. Tabel fakta berisikan nilai yang nantinya akan dilaporkan, sedangkan tabel dimensi akan menjadi paramater dari ukuran tersebut. Perpaduan dari tabel fakta dan dimensi akan membentuk sebuah cube. Cube akan mendefinisikan ukuran (measure) dan dari cube ini akan dilakukan analisa dari berbagai perspektif yang kemudian disebut OLAP (Online Analytical Processing) dan hasilnya dalam bentuk laporan dan query analitik. Selanjutnya, hasil tersebut dapat divisualisasikan ke dalam berbagai media yang diperlukan[9].
2.2. Manfaat Business Intelligence
Berikut ini beberapa manfaat yang didapatkan bila suatu organisasi atau perusahaan mengimplementasikan BI:
a. Keputusan dapat dilakukan dengan cepat, tepat sasaran, dan efisien.
Output BI dirancang dengan tampilan menarik secara user friendly sehingga memudahkan pengguna untuk memahami data-data maupun analisis yang dihasilkan yang akan membantu user dalam membuat keputusan berdasarkan informasi yang akurat. Beberapa contoh output BI diantaranya adalah dashboards dan report center (lihat gambar 2 dan 3)
(gambar 2)
(gambar 3)
BI merupakan sistem dasar bagi hampir seluruh kondisi yang melibatkan pembuatan keputusan bisnis dan strategi[10]. Namun bukan berarti BI menjadi tokoh utama dalam pembuatan keputusan bisnis. Akan tetapi keputusan mutlak tetap ada di pihak manajemen. Para manajerlah yang mengambil keputusan terbaik berdasarkan informasi-informasi yang diperoleh dari BI. BI digunakan sebagai sarana pendukung dalam memberikan pengetahuan untuk proses mengambil keputusan. Jadi BI secara tidak langsung membantu perusahaan untuk tetap bertahan dalam menghadapi situasi yang penuh tantangan seperti turunnya pendapatan, persaingan yang ketat, berkurangnya jumlah pembeli, anjloknya nilai penjualan, dan sebagainya.
b. BI mampu memberikan keunggulan kompetitif untuk perusahaan melalui pemanfaatan data-data, informasi, dan pengetahuan (knowledge) yang dimiliki oleh perusahaan tersebut sebagai bahan baku dalam proses pengambilan keputusan[11]. BI juga menjanjikan kemampuannya untuk menentukan apa yang diinginkan oleh pelanggan, produk dan pasar. Melihat dari kemampuannya, BI akan membantu sekali dalam bisnis dengan keputusan yang cerdas.
c. Memaksimalkan kinerja suatu perusahaan
BI mampu menilai kinerja bisnis dari berbagai macam sudut padang (multidimensi) sehingga informasi mengenai kinerja bisnis dapat dilakukan dari aspek dan periode kapanpun. Meskipun rumit karena data yang dipakai begitu banyak, akan tetapi hasilnya adalah sebuah analisis yang mendalam dan dari sudut pandang yang lebih luas. Hal ini sangat dibutuhkan baik oleh perusahaan tingkat apapun dan industri apapun untuk tetap unggul dalam persaingan yang makin ketat.
d. Perusahaan akan cerdas mengadaptasikan tingkat layanan yang ditawarkan demi menjawab kebutuhan pelanggan. BI menyediakan data-data yang dibutuhkan perusahaan, berkaitan dengan perubahan tren perilaku konsumen atau pelanggan.
e. Meningkatkan efisiensi biaya perusahaan. BI dapat meningkatkan efisiensi karena mempermudah seseorang dalam melakukan pekerjaan, hemat waktu dan mudah pemanfaatannya. Waktu yang dibutuhkan untuk mencari data dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan menjadi semakin singkat dan cara untuk mendapatkannya pun tidak memerlukan pengetahuan (training) yang rumit. Dengan demikian training-training yang bisanya sering dilakukan dengan biaya yang cukup besar, dapat dihemat, sehingga mengoptimalkan biaya perusahaan.
3. Elemen Pengembangan BI
3.1. Data Warehouse
Data warehouse erat kaitannya dengan data-data yang besar dan beragam disimpan dalam satu repository dan disusun sedemikian sehingga memudahkan user dalam melakukan pencarian dan analisa data, sedangkan Business Intelligence adalah suatu teknologi yang digunakan untuk menyajikan data-data tersebut sehingga memudahkan analisa dan pengambilan keputusan berdasakan informasi yang akurat dari sumber data. Suatu solusi Business Intelligence yang baik memerlukan sumber data yaitu data warehouse. Sehingga keduanya mempunyai hubungan yang sangat erat.
Dengan adanya data warehouse, data yang beragam dapat dikumpulkan ke dalam suatu tempat penyimpanan dimana pengguna dapat dengan mudah menjalankan query (pencarian data), menghasilkan laporan, dan melakukan analisis data. Salah satu keuntungan yang diperoleh dari keberadaan data warehouse adalah dapat meningkatkan efektifitas pembuatan keputusan, karena data warehouse dapat menjadi alat bantu bagi pihak manajemen atau bagian strategis perusahaan untuk menganalisa data.
Adapun karakteristik Data warehouse adalah sebagai berikut[3] :
a. Subject Oriented atau berorientasi pada subyek. Sebuah data warehouse dikatakan berorientasi pada subyek karena data disusun sedemikian rupa sehingga semua elemen data yang terkait dengan event/objek yang sama dihubungkan
b. Time-variant, artinya bahwa perubahan data ditelusuri dan dicatat sehingga laporan dapat dibuat dengan menunjukkan waktu perubahannya
c. Non Volatile berarti bahwa data yang telah disimpan tidak dapat berubah. Sekali committed, data tidak pernah ditimpa/dihapus. Data akan bersifat static, hanya dapat dibaca dan disimpan untuk kebutuhan pelaporan
d. Integrated, artinya data warehouse akan mencakup semua data operasional organisasi yang disimpan secara konsisten.
Keempat karakteristik di atas saling terkait dan kesemuanya harus diimplementasikan agar suatu data warehouse bisa efektif memiliki data untuk mendukung pengambilan keputusan. Implementasi ke-empat karakteristik ini membutuhkan struktur data dari data warehouse yang berbeda dengan database sistem operasional biasa (lihat gambar 4)
(gambar 4)
Beberapa bagian penting dalam data warehouse dapat dijelaskan sebagaimana di bawah ini :
• Data mart, yang merupakan bagian dari data warehouse yang mendukung kebutuhan dari suatu fungsi bisnis atau departemen tertentu. Data mart dapat berdiri sendiri atau terhubung ke data warehouse yang telah ada. Ada beberapa karakteristik dari data mart yang membedakannya dengan data warehouse, yaitu:
- Data mart hanya berfokus pada satu kebutuhan pengguna dengan satu departemen atau fungsi bisnis
- Data mart tidak secara normal berisi data operasional terperinci
- Data mart berisi lebih sedikit data dari yang ada dalam data warehouse, lebih mudah dimengerti dan dipahami.
• Kubus data (cube), adalah unit pemrosesan data yang terdiri dari tabel fakta dan dimensi dalam suatu data warehouse.
• Aggregation, adalah hitungan awal dari data numerik. Dengan menghitung dan menyimpan jawaban dari query yang sebelumnya telah dibuat, waktu proses query dapat lebih cepat. Dengan adanya agregasi, data yang jumlahnya ribuan atau bahkan ratusan ribu dalam suatu basis data multidimensi dapat dicari dengan mudah dan tidak memakan banyak waktu. Agregasi ini merupakan pondasi dari pembentukan kubus data, karena mengorganisir kumpulan data kedalam struktur data basis data multidimensi sehingga menghasilkan respon time yang cepat.
3.2. Data Mining
Secara sederhana yang dimaksud dengan data mining adalah suatu proses untuk menemukan interesting knowledge dari sejumlah data yang disimpan dalam basis data atau media penyimpanan data lainnya. Dengan melakukan data mining terhadap sekumpulan data, akan didapatkan suatu interesting pattern yang dapat disimpan sebagai knowledge baru. Pattern yang didapat akan digunakan untuk melakukan evaluasi terhadap data-data tersebut untuk selanjutnya akan didapatkan informasi.
Misalkan, dalam implementasi menggunakan SQL Server 2005 analysis services minimal ada empat langkah yaitu :
a. Menggambarkan atau mendefinisikan apa yang akan dicapai, sebagai contoh bagaimana korelasi antara penjualan musik, film dan audio serta bagaimana minat konsumenya.
b. Menyiapkan data, pada tahapan ini harus dipersiapkan data yang relevan dan mengecek kualitas data.
c. Membangun model data mining , model yang digunakan bisa satu model atau lebih dengan berbagai algortimanya sesuai dengan kebutuhan.
d. Melakukan proses deploying pada model yang digunakan.
3.3. OLAP (Online Analytical Processing)
OLAP adalah aplikasi analytical dengan kemampuan pivot menyerupai spreadsheet - seperti Microsoft Excel, OpenOffice Calc, dll. OLAP merupakan komponen penting dari aplikasi BI.
Perbedaan dengan spreadsheet adalah OLAP dirancang khusus untuk mampu menangani jumlah data besar dan memiliki ekspresi bahasa analisis yang lebih baik. Dan aplikasi OLAP ini biasanya memiliki arsitektur client/server (lihat gambar 5).
(gambar 5)
Database OLAP memiliki struktur skema tersendiri dan biasanya berupa suatu data warehouse. Namun tidak tertutup kemungkinan OLAP mengambil dari database operasional (transaksional) - ini dengan catatan database ini telah memiliki struktur rancangan yang "OLAP friendly". OLAP Server menggunakan buffer/cache yang bersifat temporer dan permanen.
4. Faktor-Faktor Kesuksesan Implementasi BI
Terdapat beberapa faktor yang harus diupayakan oleh pihak manajemen agar implementasi bisnis intelijen di suatu perusahaan berjalan dengan sukses. Hal ini sangat penting karena menurut Atre, Shaku (2003) [7] diketahui bahwa lebih dari separuh Proyek BI yang ada, tidak pernah selesai bahkan berakhir dengan kegagalan. Faktor-faktor yang harus diupayakan untuk kesuksesan implementasi BI (Daniel, Dian 2007)[4] diantaranya adalah:
a. Mencari dukungan dari manajemen tingkat atas diluar CIO (Chief Information Officer)
BI sebaiknya tidak didukung sama sekali oleh siapapun di bagian TI. Sebaliknya, BI sebaiknya didukung oleh eksekutif yang bertanggungjawab, memiliki visi organisasi yang jauh ke depan serta tahu bagaimana cara mencapainya. Seorang eksekutif ini sering kali adalah seorang CFO (Chief Finansial Officer)
b. Menyamakan istilah yang umum
Kurangnya kesepakatan atas istilah-istilah yang umum akan memberikan masalah di perusahaan/organisasi. Contoh istilah margin kotor harus memiliki definisi yang sama antara bagian keuangan dan penjualan. Tanpa adanya kesepakatan, implementasi BI tidak akan berhasil.
c. Penganalisaan kondisi existing perusahaan
Hal ini diperlukan untuk menentukan informasi seperti apa yang dibutuhkan secara akurat oleh perusahaan. Penganalisaan ini melibatkan baik TI maupun bisnis.
d. Merencanakan tempat penyimpanan data
Banyak perusahaan memulainya dari data yang tertutup (close loop) karena cepat dan murah, namun perlu dipertimbangkan bahwa cara ini sama saja dengan membuat lumbung tambahan yang akan selalu tumbuh serta berkembang diluar kendali dalam beberapa tahun kedepan. Beberapa perusahaan mulai mempertimbangkan untuk membangun gudang data secara fisik atau virtual yang disebut juga dengan layer “semantik” seperti repositori metadata.
e. Mengetahui kebutuhan pengguna
Memahami siapa yang akan menggunakan BI dan apa fungsinya untuk mereka, akan menunjukkan tipe-tipe informasi seperti apa yang sering mereka butuhkan sehingga membantu keakurasian BI dalam mendukung keputusan penggunanya.
f. Memutuskan apakah perusahaan akan membeli atau membangun sendiri model data analitiknya
Satu ukuran belum tentu cocok untuk segala ukuran. Pada umumnya sebuah perusahaan memiliki sebuah sistem TI seperti ERP, CRM mungkin sudah cukup namun pada perusahaan yang lebih komplek seringkali pemillihan menu/fitur (customization) lebih tepat.
g. Membangun sebuah integrator system yang andal
Implementasi BI membutuhkan bimbingan dari rekan (partner) yang memiliki pengalaman yang tinggi di bidang BI. Rekan yang berpengalaman akan tahu bagaimana membangun sebuah integrator system yang sesuai dengan karakteristik perusahaan kliennya.
h. Beraksi secara bertahap dan terukur
Setiap tahapan implementasi BI harus ditempuh dan dilakukan pengukuran untuk setiap tahap yang telah diselesaikan
5. Kesimpulan
Bisnis Intelijen merupakan wujud dari penyelarasan strategi TI dengan strategi bisnis. Terbukti dari manfaat BI yang mengutamakan aspek user (dalam hal ini pihak manajemen) dalam melakukan aktivitasnya membuat keputusan-keputusan strategis (decision support system) yang didasarkan dari analisa-analisa dan informasi yang akurat dan andal. Selain itu, BI dikemas dengan fitur-fitur yang menarik serta mudah dipahami sehingga memberikan kemudahan dan kenyamanan bagi penggunanya (user friendly).
Minimal terdapat tiga tujuan utama yang harus diraih perusahaan dari pengimplementasian BI [6], yaitu:
a. Menciptakan visi untuk mencapai kemakmuran bersama (creating a vision for financial leadership);
b. Membimbing perusahaan untuk menetapkan tujuan-tujuan perusahaan tersebut secara realistis;
c. Mendukung pembuatan keputusan dengan lebih optimal.
Namun demikian, kesuksesan implementasi BI memerlukan kematangan baik dari strategi bisnis maupun strategi TI-nya agar memberikan dampak yang optimal bagi perusahaan dalam memenangkan persaingan global.
Daftar Pustaka
[1] Amalia Nur Anggraeni, 2010 Business Intellegence, Solusi Berbisnis Secara Cerdas, www.netsains.com
[2] Brannon, Nadia . Business Intelligence and E-Discovery.July 2010.Intellectual Property & Technology Law Journal Vol. 22
[3] Djoni Darmawikarta, 2003, Mengenal Data Warehouse, Ilmu Komputer
[5] I. Kursan, M. Mihic. Business Intelligence: The role of the Internet in marketing research. Management, Vol. 15, 2010, 1, pp. 69-86
[6] Nils Rasmussen, Paul S. Goldy, Per O. Solli, 2002, Financial Business Intellegence, John Wiley & Sons, p. xiii-xiv
[7] Shaku Atre, 2003, The Top 10 Critical Challenges for Business Intellegence Success, White Paper Computerworld Custom Publishing, p.1
[8] Ward and Peppard, 2002, Strategic Planning for Information Systems, John Wiley & Sons, Chichester, UK, p.420-455
[9] http://sqlserver-indo.org/blogs/rachmat_hariyanto/archive/2009/02/23/sekilas-tentang-business-intelligence.aspx
http://www.metrodata.co.id/news/shownews.asp?id=580&cat=8
Terima kasih atas ilmunya, jazakillah...saya copy buat dipelajari ya...
ReplyDeleteUntuk dipelajari, tentu silakan saja..
Delete